Przeprowadzka biura – jak zrobić to właściwie? Mogłoby się wydawać, że przeprowadzka biura to niezwykle skomplikowane przedsięwzięcie logistycznie, i poniekąd tak jest. Jednak posiadając odpowiednią wiedzę, z powodzeniem można uniknąć chaosu i bałaganu. W jakiej kolejności wykonać konkretne czynności, jak dopiąć organizacyjnie cały proces, i jak optymalnie rozdzielić zadania? Sprawdźmy, jak szybko i sprawnie zorganizować przeprowadzkę biura.

Przeprowadzka biura własnym sumptem

Przeprowadzki biur niewielkich i średnich najczęściej organizowane są własnym sumptem. Mając do dyspozycji kilku, lub kilkunastu pracowników, z powodzeniem szybko i sprawnie może spakować i przygotować do transportu dokumenty i sprzęty. Kluczem do sukcesu jest szczegółowy i dobrze przemyślany plan. Planowanie najlepiej rozpocząć od wyznaczenia terminu, jednak nie może być to pierwszy z brzegu dzień. Zastanówmy się, czy istnieje czas korzystniejszy dla firmy, patrząc perspektywy zamknięcia działalności biura na kilka dni. Po wyznaczeniu terminu, bez zwłoki warto skontaktować się z firmą transportową, aby w miarę możliwości uniknąć niekomfortowej sytuacji, kiedy to zaplanowany czas przeprowadzki jest niemożliwy do zrealizowania przez przedsiębiorstwo transportowe ( polecamy magazynowanie w https://przeprowadzki-wroclaw-24.pl/magazynowanie-mienia/ ). Pracownik firmy przewozowej dostosuje gabaryty samochodu do ilości wyposażenia, które będzie wymagało przetransportowania do nowej lokalizacji. Nie zapominajmy również o wcześniejszym wypowiedzeniu umów z najemcami i dostawcami mediów.

Podział obowiązków i przygotowania do przeprowadzki biura

W celu szybkiej i sprawnej przeprowadzki biura warto skorzystać z pomocy pracowników. Zaangażowanie podwładnych w prace związane z porządkowaniem  i pakowaniem sprzętu, oprócz oczywistych korzyści wynikających z oszczędności czasu, stworzy atmosferę współdziałania i zadowolenia z dobrze wykonanego zadania. Integracja jest tu jak najbardziej pożądana, jednak w celu uniknięcia chaosu warto wyznaczyć jedną osobę dowodzącą, która będzie nadzorowała prawidłowość wszystkich przeprowadzanych działań. Aby usystematyzować zagadnienia związane z przeprowadzką biura, pomiędzy powołanych do pomocy konkretnych pracowników podzielmy następujące zadania, które zostaną wykonane na przestrzeni kilku dni:

• uporządkowanie biura i pozbycie się niepotrzebnych rzeczy,
• stworzenie kompleksowej listy wyposażenia biura,
• weryfikacja i segregacja dokumentacji,
• zgromadzenie pudeł w różnych rozmiarach,
• zdobycie dużej ilości folii bąbelkowej i starych gazet,
• zakup dużych worków, szerokiej taśmy klejącej, czarnego flamastra, oraz innych akcesoriów niezbędnych do pakowania.

Jak właściwie spakować wyposażenie biura?

Aby uniknąć niepotrzebnej paniki związanej z niewystarczającą ilością czasu, pakowanie wyposażenia powinno rozpocząć się już w przeddzień przeprowadzki biura. Pomiędzy pracowników rozdzielamy zadania związane bezpośrednio z zapakowaniem dokumentów, sprzętu i osprzętu komputerowego, oraz pozostałych przedmiotów, które zostaną przetransportowane do nowego biura. Warto porozmawiać z podwładnymi o właściwym sposobie pakowania i zabezpieczenia wyposażenia, ze szczególnym uwzględnieniem następujących zasad:

• każde pudło oraz worek dokładnie opisujemy w kontekście zawartości i po zapakowaniu zaklejamy taśmą;
• dokumenty pakujemy w mniejsze pudełka, ponieważ nadmiar ciężkiego papieru może spowodować rozerwanie lub pęknięcie kartonu;
• chronimy najważniejsze dokumenty i sprawujemy nad nimi nadzwyczajny nadzór;
• sprzęty elektroniczne przed umieszczeniem w pudłach owijamy w folię bąbelkową i oklejamy taśmą;
• na pudłach z wrażliwym na uderzenia sprzętem piszemy widoczną z daleka odpowiednią informację;
• w jednym pudle warto umieścić najpotrzebniejsze rzeczy, które przydadzą się od razu na nowym miejscu takie jak czajnik elektryczny, ręczniki papierowe, kubki, mokre chusteczki, artykuły piśmiennicze, telefony służbowe.

Po zabezpieczeniu i spakowaniu całego biurowego osprzętu pozostaje przeniesienie pudeł i worków do samochodu firmy transportowej. Pamiętajmy, że pracownicy firmy transportowej przeważnie w zakresie obowiązków mają uwzględnioną pomoc w zabezpieczeniu i wniesieniu do samochodu mebli i sprzętów wielkogabarytowych. Głównym powodem jest ich odpowiedzialność za powierzone mienie. Po załadunku i przewiezieniu mebli oraz pudeł podwładnym zatrudnionym w biurze pozostaje już tylko rozpakowanie wyposażenia w nowej lokalizacji.

Przeprowadzka biura z firmą outsourcingową

Zatrudnienie firmy zewnętrznej w przypadku przeprowadzki biura sprawdza się najlepiej w sytuacji, kiedy proces powinien przebiec szybko i bezproblemowo, na przykład wtedy, kiedy mamy tylko jeden dzień na zmianę lokalizacji i nie możemy pozwolić sobie na żadne ryzyko opóźnienia. Takie rozwiązanie sprawdza się również wtedy, kiedy przeprowadzane biuro jest duże i chaos wynikły z samodzielnego wykonania zadań może narazić firmę na szkody. Firma outsourcingowa Przeprowadzki24 tuż po wyjściu personelu zajmie się kompleksowo zabezpieczeniem i spakowaniem wyposażenia i mebli, załadowaniem ich do samochodu, oraz przewiezieniem na miejsce i rozpakowaniem.