Przeprowadzka biura - jak zrobić to właściwie?

Przeprowadzka biura – jak zrobić to właściwie? Mogłoby się wydawać, że przeprowadzka biura to niezwykle skomplikowane przedsięwzięcie logistycznie, i poniekąd tak jest. Jednak posiadając odpowiednią wiedzę, z powodzeniem można uniknąć chaosu i bałaganu. W jakiej kolejności wykonać konkretne czynności, jak dopiąć organizacyjnie cały proces, i jak optymalnie rozdzielić zadania? Sprawdźmy, jak szybko i sprawnie zorganizować przeprowadzkę biura.

Przeprowadzka biura własnym sumptem

Przeprowadzki biur niewielkich i średnich najczęściej organizowane są własnym sumptem. Mając do dyspozycji kilku, lub kilkunastu pracowników, z powodzeniem szybko i sprawnie może spakować i przygotować do transportu dokumenty i sprzęty. Kluczem do sukcesu jest szczegółowy i dobrze przemyślany plan. Planowanie najlepiej rozpocząć od wyznaczenia terminu, jednak nie może być to pierwszy z brzegu dzień. Zastanówmy się, czy istnieje czas korzystniejszy dla firmy, patrząc perspektywy zamknięcia działalności biura na kilka dni. Po wyznaczeniu terminu, bez zwłoki warto skontaktować się z firmą transportową, aby w miarę możliwości uniknąć niekomfortowej sytuacji, kiedy to zaplanowany czas przeprowadzki jest niemożliwy do zrealizowania przez przedsiębiorstwo transportowe. Pracownik firmy przewozowej dostosuje gabaryty samochodu do ilości wyposażenia, które będzie wymagało przetransportowania do nowej lokalizacji. Nie zapominajmy również o wcześniejszym wypowiedzeniu umów z najemcami i dostawcami mediów.

Podział obowiązków i przygotowania do przeprowadzki biura

W celu szybkiej i sprawnej przeprowadzki biura warto skorzystać z pomocy pracowników. Zaangażowanie podwładnych w prace związane z porządkowaniem i pakowaniem sprzętu, oprócz oczywistych korzyści wynikających z oszczędności czasu, stworzy atmosferę współdziałania i zadowolenia z dobrze wykonanego zadania. Integracja jest tu jak najbardziej pożądana, jednak w celu uniknięcia chaosu warto wyznaczyć jedną osobę dowodzącą, która będzie nadzorowała prawidłowość wszystkich przeprowadzanych działań. Aby usystematyzować zagadnienia związane z przeprowadzką biura, pomiędzy powołanych do pomocy konkretnych pracowników podzielmy następujące zadania, które zostaną wykonane na przestrzeni kilku dni:

uporządkowanie biura i pozbycie się niepotrzebnych rzeczy,
stworzenie kompleksowej listy wyposażenia biura,
weryfikacja i segregacja dokumentacji,
zgromadzenie pudeł w różnych rozmiarach,
zdobycie dużej ilości folii bąbelkowej i starych gazet,
zakup dużych worków, szerokiej taśmy klejącej, czarnego flamastra, oraz innych akcesoriów niezbędnych do pakowania.

Jak właściwie spakować wyposażenie biura?

Aby uniknąć niepotrzebnej paniki związanej z niewystarczającą ilością czasu, pakowanie wyposażenia powinno rozpocząć się już w przeddzień przeprowadzki biura. Pomiędzy pracowników rozdzielamy zadania związane bezpośrednio z zapakowaniem dokumentów, sprzętu i osprzętu komputerowego, oraz pozostałych przedmiotów, które zostaną przetransportowane do nowego biura. Warto porozmawiać z podwładnymi o właściwym sposobie pakowania i zabezpieczenia wyposażenia, ze szczególnym uwzględnieniem następujących zasad:

każde pudło oraz worek dokładnie opisujemy w kontekście zawartości i po zapakowaniu zaklejamy taśmą;
dokumenty pakujemy w mniejsze pudełka, ponieważ nadmiar ciężkiego papieru może spowodować rozerwanie lub pęknięcie kartonu;
chronimy najważniejsze dokumenty i sprawujemy nad nimi nadzwyczajny nadzór;
sprzęty elektroniczne przed umieszczeniem w pudłach owijamy w folię bąbelkową i oklejamy taśmą;
na pudłach z wrażliwym na uderzenia sprzętem piszemy widoczną z daleka odpowiednią informację;
w jednym pudle warto umieścić najpotrzebniejsze rzeczy, które przydadzą się od razu na nowym miejscu takie jak czajnik elektryczny, ręczniki papierowe, kubki, mokre chusteczki, artykuły piśmiennicze, telefony służbowe.

Po zabezpieczeniu i spakowaniu całego biurowego osprzętu pozostaje przeniesienie pudeł i worków do samochodu firmy transportowej. Pamiętajmy, że pracownicy firmy transportowej przeważnie w zakresie obowiązków mają uwzględnioną pomoc w zabezpieczeniu i wniesieniu do samochodu mebli i sprzętów wielkogabarytowych. Głównym powodem jest ich odpowiedzialność za powierzone mienie. Po załadunku i przewiezieniu mebli oraz pudeł podwładnym zatrudnionym w biurze pozostaje już tylko rozpakowanie wyposażenia w nowej lokalizacji.

Przeprowadzka biura z firmą outsourcingową

Zatrudnienie firmy zewnętrznej w przypadku przeprowadzki biura sprawdza się najlepiej w sytuacji, kiedy proces powinien przebiec szybko i bezproblemowo, na przykład wtedy, kiedy mamy tylko jeden dzień na zmianę lokalizacji i nie możemy pozwolić sobie na żadne ryzyko opóźnienia. Takie rozwiązanie sprawdza się również wtedy, kiedy przeprowadzane biuro jest duże i chaos wynikły z samodzielnego wykonania zadań może narazić firmę na szkody. Firma outsourcingowa tuż po wyjściu personelu zajmie się kompleksowo zabezpieczeniem i spakowaniem wyposażenia i mebli, załadowaniem ich do samochodu, oraz przewiezieniem na miejsce i rozpakowaniem.

LIDERPAK przeprowadzki

ul. Siennicka 25B

80-758 Gdańsk

511 835 132

www.liderpak.pl